大人である皆さんの多くは、長すぎる会議や不要な会議に時間を奪われることを、すでに諦めているかもしれません。

でも、諦めてはいけません。ライフハッカーでは、会議運営のテクニックについて、これまでにたくさんの記事で紹介してきました。

俯瞰してみると、いくつかの基本が見えてきます。具体的には、「必ずアジェンダを決める」「脱線しないように導く」「トピックごとに時間を決めておく」などです。

それなのに！ 世界中でまだ、無駄な会議が行われています。これだけ真実を示しているにもかかわらず、いまだに焦点がぼやけていたり、時間が長すぎたり、目標を達成できなかったりする会議がたくさん存在するのです。

これに業を煮やしたのか、講演などでも活躍しているライターのSeth Godin氏は最近、自身のブログに、会議を価値あるものにするためのチェックリストを公開しました。その一部を紹介しましょう。

  1. 会議の責任者は特定の1人に決まっているか
  2. 会議の目標は参加者全員に伝わっているか
  3. そのタスクを進めるうえで会議より適した方法はないか
  4. 参加者全員が必要な情報を事前に入手しているか
  5. 適切な時間が割り当てられているか（長すぎないか、短すぎないか）
  6. 生産的な対話に必要な人が全員参加しているか

私の個人的経験から、チェックリストに次の項目を追加するといいと思います。

7. いる必要のない人が参加していないか

8. 会議後の宿題をフォローする役は決まっているか

9. アジェンダの項目別に必要な時間はどれくらいか

もちろん、どんなにすばらしく計画された会議でも、関係のない話や長話が好きな人がいると脱線することがあります。ですから進行役は丁寧に話を遮り、論点を元に戻すスキルが必要です。

会議が生産性ではないという自覚があるのなら、チェックリストを印刷して会議室に貼っておいてはいかがでしょうか。


Image: Monkey Business Images/Shutterstock.com

Source: Seth Godin

Virginia K. Smith – Lifehacker US［原文］