こんにちは。セールスコンサルタントの伊庭正康です。
いつも落ち着きがなくバタつく人がいる一方で、どんと構えて余裕のある人がいます。
この違いは、たった1つ、「全体を見通しているかどうか」です。
前者は、目の前のことに一生懸命になってしまい、気が付けば時間が迫ってきて、結果的にバタついてしまう人。
バタつかない人は、何かに着手する際にこう考えます。
「これらを1時間で済ませよう。だとしたら、先にアレを最初の30分で済ませよう。そのほうが得策だ。そして、残った時間でコレとソレを20分でやろう。何があるかわからないので、最後の10分は余裕としてとっておこう」。このように一瞬でイメージするからバタつかないのです。
元々、私はバタつく方でした。朝の通勤も駅まで走り、資料の提出もギリギリ。いつも、セカセカしていました。動作を「速くする」ことで、なんとか乗り切っていたのです。でも、ほんの少し変えたことでバタつくことはなくなりました。
今回は、ビジネスシーンで活用できる、即効性のある“バタつかないための3つの法則”を紹介します。
伊庭正康（いば・まさやす） （株）らしさラボ 代表取締役
リクルートグループ入社。残業レスで営業とマネジャーの両部門で累計40回以上の表彰を受賞。その後、部長、社内ベンチャーの代表を歴任。2011年（株）らしさラボ設立。リーダー、営業力、時間管理等、年間200回以上の研修に登壇。リピート率は９割以上。近著に、『面倒なやりとりがシンプルになる、仕事のコツ48（かんき出版）』『数字を上げる人のセールストーク・営業のキホン（すばる舎）』等多数。「無料メールセミナー」も好評。公式サイト
法則1. 納期交渉から入り、安請け合いしない
まずバタつかないための第1の法則は、急ぎの仕事を減らすことです。仕事量はそのままに、締め切りを後ろにズラせば、バタつくことはなくなります。ましてや、全体を見通した時、業務が溢れるなら、締め切りを遅らせるのは絶対です。
コツは簡単。仕事の依頼を受ける時、納期交渉から入ってみてください。そうすることで、急ぎの仕事は一気に減ります。方法は、次の2つのステップだけです。
- 安請け合いせず、余裕をもった納期を事前に提示、交渉をする。
- その上で、約束した納期より早く提出して、「エッ、出来たの？」を狙う。
たとえば、資料作成を依頼されたとします。無理をすれば、今日中にできるとしましょう。それでも、余裕のある納期を設定するのがこの方法です。
相手：この資料をお願いできるかな？
自分：かしこまりました。急いでやります。実は、今、取り掛かからなけばならない仕事があり、差し支えなければ、念のため明後日の午前10時までお時間を頂戴することは可能でしょうか？
相手：そうか。それで、よろしく。
納期に余裕ができたので、あとは、明日までに作業を終えて提出。感謝される流れをつくります。
相手：え、もうできたの！ 急いでくれたんだね。
このように、まず、急ぎの仕事をなくすことで無用なバタつきを回避します。
法則2. タスクの所要時間を決めてから取り掛かる
バタつかないための第2の法則は、作業に取り掛かる前に、所要時間を決めておくことです。目の前のことから“スグに着手”すると、必ずバタつくことになります。場合によっては、気付かないうちに残業が前提になった設計になっていてもおかしくありません。
まず、やるべきことは、抱えているタスクの各タスクの所要時間をイメージすることです。
《タスク》 ＝予測＝
・A社 企画書作成 … 60分
・B社 企画書作成 … 120分
・報告書作成 … 30分
・面談の準備 … 30分
・研修の手配 … 30分
・取引先への電話 … 90分
・打合せ／3回 … 90分
・ほかの残務 … 90分 ※メール返信や報告作業
→ 合計：540分（9時間）
と今日のタスクの所要時間をイメージします。この場合、合計が9時間になっているため残業が前提となっていることが見えてきます。こうなると調整が必要。
「B社の企画書を60分で済ませるようにする」などの調整を行い、8時間で済むようします。
メモに書いてもいいですし、自動計算できるようにエクセルでフォーマットを作成してもよいでしょう。
タスクを所要時間で管理することで、就業時間にバタつくこともなくなります。
法則3. ほんの少し、フライングする
第3の法則は、人が動く前にやることです。
たとえば、会議室を予約しようと思っても取れない時はありませんか。この時、会議室が取れないのではなく、遅かったからだと考えます。なぜなら、それは“事前にわかっていたこと”だからです。
全体を見通していれば、1カ月前に予約ができたかもしれません。
もちろん、会議室だけではなく、旅行や出張の手配、パーティの予約、毎日の昼食（満席で座れない）、全部そうです。ほんの少しフライングすれば、すべて解決できます。
方法は、極めて簡単。たったこれだけでOK。「とにかく、人が一斉に動く前に動く」ことです。
これだけのことですが、実はかなり効果があります。
たとえば「4月は会議が増えそうだな。しかも、この時期、会議室は込むだろう。今のうちから毎週月曜10～11時を予約しておこう。この時間なら、メンバー全員の都合がつきやすい時間帯だ。よし、先に予約しておこう。」
もちろん、キャンセルになるかもしれません。なので、早目に結論を出し、迷惑がかからないようにキャンセルをします。
出張や旅行や店の予約も同じ。他の人に迷惑がかからないよう早目に結論を出します。このようにフライングをすれば、無用にバタつくことがなくなります。
さて、今回は、「バタつかない方法」を紹介しました。
バタつくと良い仕事はできませんし、周囲から見ると「段取りが悪い人だな」と見られてしまうかもしれません。なによりも自分が疲れてしまいます。そうならないためにも、ぜひこれらの法則を使ってみてください。
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