電子メールを送る時に、毎回同じ書名を書いているという人は、電子メール書名を作成しておくと便利です。
電子メール署名があれば、プロフェッショナルらしく見せることができるし、デジタル名刺の役割も果たします。
良くデザインされた電子メール書名は、ビジネス、ウェブサイト、ブログなど、あらゆる場面でプロフェッショナルなツールとして使うことができます。
以前、Outlookのデスクトップアプリで電子メール署名を設定する方法を紹介しましたが、Office 365でMicrosoft Outlook Web Appを使っている場合はどうすればいいでしょうか？
この記事では、Office 365のOutlook Web Appで電子メール署名を登録、挿入、および変更する方法を解説します。
ステップ 1：Microsoft Office 365にログインする
Microsoft Outlookオンラインにアクセスするには、Microsoft Officeサイトにアクセスし、自分のMicrosoftアカウントでサインインしてください。あるいは、企業や学校のMicrosoftアカウントでログインすることもできます。
サインインしたら、アプリの下にある［Outlook］をクリックしてください。
ステップ 2：Microsoft Outlookの設定を開く
ウィンドウの右上にある［設定］アイコンをクリックしてください。
次に、［設定］ペインの一番下にある［Outlookのすべての設定を表示］をクリックします。
ステップ 3：電子メール書名の設定を開く
［設定］画面の左ペインで［メール］をクリックします。 次に、中央ペインで［作成と返信］をクリックしてください。
ステップ 4：電子メール署名の書式設定
すると、［電子メールの署名］ボックスが表示され、ボックスの上端に書式設定ができるツールバーがあるのが見えるはずです。このツールバーで、テキストを太字やイタリック体にしたり、下線を引くことができます。また、テキストのサイズや配置を変更することも可能です。
MakeUseOfで書式設定ツールバーをテストしたところ、カーソルがどこにあっても、選択した書式が署名の先頭に適用されました。ですので、まず署名の先頭で書式設定を行い、それをコピーして、必要な場所に貼り付ける必要があります。
ステップ 5：Office 365メールに電子メール署名を追加する
署名として使用するテキストを［電子メールの署名］ボックスに入力します。
Outlook Web Appには、署名に画像ファイルを挿入する機能がありませんが、別のアプリから画像をコピーして、署名に貼り付けることができます。貼り付けたテキストや画像は、署名の先頭ではなく、カーソルがある位置に挿入されます。
もう1つのやり方は、無料の電子メール署名ジェネレータアプリを使って署名を作成し、ボックス内に貼り付けることです。
電子メールに署名を自動で追加するオプションが2つあります：
- 新規作成するメールのすべてに署名を自動挿入するには、［新規作成するメッセージに自動的に署名を追加する］のチェックボックスをオンにします。
- メールを返信したり転送するときに署名を自動で挿入するには、［転送または返信するメッセージに自動的に署名を追加する］のチェックボックスをオンにしてください。
Outlook Web Appでは、署名を1つしか使えないため、新規作成、返信、転送メールで、すべて同じ署名となります。Outlookデスクトップアプリケーションを使えば、返信メールと新規作成メールとで異なる署名を使い分けることができます。
ここまで完了したら、［保存］をクリックし、右上の［X］をクリックして［作成と返信］ダイアログボックスを閉じましょう。
Outlook Web AppとOutlookデスクトップアプリを両方使っている場合、片方で作成した署名をもう片方で使うことはできません。それぞれ個別に署名を作成する必要があります。
なお、Outlook Web Appでは署名は1つしか作成できませんが、Outlookデスクトップアプリでは、デフォルト署名を1つと、代替署名をいくつか作成することができます。
ステップ 6：電子メール署名を自動で挿入する
先ほどの設定で［新規作成する電子メールに署名を自動的に追加する］オプションにチェックを入れてあれば、［新しいメッセージ］をクリックした際に、メッセージ本文に署名が自動で追加されるようになります。
ステップ 7：電子メール署名を手動で挿入する
電子メッセージに署名を自動追加しないように設定した場合は、電子メールの上部にあるメニューボタンから［署名を挿入］を選択することで、署名を手動で追加できます。
署名が電子メールに挿入されると、カーソルがメッセージ本文の先頭に置かれます。宛先と件名を忘れずに設定してください。
ステップ 8：Office 365でOutlookの電子メール署名を変更する
Office 365のOutlook Web Appで署名を変更するには、［設定］の［作成と返信］画面に戻り、［電子メールの署名］ボックスの内容を変更します。
これで、新規作成、返信、転送メールにおいて、新しい署名が適用されるようになります。
電子メール署名でプロフェッショナルなコミュニケーションを
電子メール署名を使えば、とても簡単に、パーソナルでプロフェッショナルな印象を与えることができます。くれぐれも電子メール署名で良くない印象を与えてしまわないように注意してください。
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Image: dennizn/Shutterstock.com
Original Article: How to Add an Email Signature in Microsoft Office 365 by MakeUseOf
