私は秘書として4年間働いていましたが、職務の1つに、上司のカレンダーが100％正確であることを確かめるというものがありました。
会議や期限、タスクなどが予定どおりにカレンダーに記載されているかをチェックする仕事です。
また、予定通りに開かれなかった会議や、実行されなかったアクションをカレンダーに反映する作業も含まれていました。
カレンダーに未来の予定を追加するだけでなく、予定を編集したり、削除したりすることで（つまり、実際に起きたことだけを記録する）、将来必要なときに参照可能な、信頼できるドキュメントを手にすることができました。
仕事用のカレンダーには事実だけを書き込む
膨大な数の会議やタスクを追加したあと、そのまま放置していませんか？
あなたのカレンダーは、参加しなかったイベントや、実行しなかったタスクで溢れているということです。
また、実際に参加した会議やイベント、実行されたタスクでも、カレンダーに追加されなかったものもあるはずです。
たとえば、友人から一週間先のランチに誘われた場合はカレンダーに追加するでしょうが、10分前に誘われたなら、わざわざ追加しないでしょう。
つまり、将来、「だれそれと最後にランチをしたのはいつだったか」「レポートを提出したのはいつだったか」を知りたくなったときに、正確な情報がわからなくなっているということです。
もっとも、ふだん使っているさまざまなアプリやツールを駆使すれば、過去にいつ何が起きたのかを調べることは可能です。たとえば、テキストメッセージをチェックして友人と最後に会ったのはいつかを調べたり、メールを検索して報告書をいつ送ったかを確認することができます。
しかし、信頼できる情報が記載されたカレンダーを開いて、先月、昨年、または5年前に何が起きたかを確認するほうがはるかに簡単です。
スケジュールを元に効率的なワークフローを考え出せる
私は秘書の仕事を始めるとすぐに、自分でも同じことをやってみるようになり、とても有用であることを実感しました。
クライアントに最後にピッチをしたのはいつか、から、最近髪を染めたのたのはいつかに至るまで、いつ何があったのかを正確に把握することで、よりよい決断が可能となり、より効果的なワークフローをプランできるようになりました。
たとえば、過去にライティングの仕事にどれだけ時間がかかったかを調べることで、自分がこなせる仕事量、締め切りを守れる仕事量を把握できるようになりました。
もちろん、予定が変わったときは（よく変わるものです）、カレンダーに反映させておきます。
こうすれば、これから何が起きるか、これまでに何が起きたかを、常に把握している状態を保つことができます。
あわせて読みたい
Image: STIL/Unsplash
Nicole Dieker - Lifehacker US［原文］
